Zgłoszenia zewnętrzne
INFORMACJA
dla sygnalistów na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów
dot. zgłoszeń zewnętrznych do Wójta Gminy Widawa
i do Rady Gminy Widawa
- Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE DO WÓJTA GMINY WIDAWA MOŻE BYĆ DOKONANE:
- pisemnie na adres poczty elektronicznej sygnalista@widawa.pl poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia naruszenia stanowiącego załącznik Nr 1 do Procedury zgłoszeń - wersja DOC , wersja PDF
- ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty,
w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku (wniosek można przesłać na adres poczty elektronicznej sygnalista@widawa.pl lub złożyć bezpośrednio do upoważnionego pracownika urzędu). W takim przypadku zgłoszenie, za zgodą sygnalisty, jest dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
- protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane. Zgłoszenia opatrzone pseudonimem będą traktowane jako zgłoszone anonimowo.
ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE DO RADY GMINY WIDAWA MOŻE BYĆ DOKONANE:
- pisemnie na adres poczty elektronicznej sygnalista@widawa.pl poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia naruszenia stanowiącego załącznik Nr 1 do Procedury zgłoszeń - wersja DOC , wersja PDF
- ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty,
w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku (wniosek można przesłać na adres poczty elektronicznej sygnalista@widawa.pl lub złożyć bezpośrednio do upoważnionego pracownika urzędu). W takim przypadku zgłoszenie, za zgodą sygnalisty, jest dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
- protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane. Zgłoszenia opatrzone pseudonimem będą traktowane jako zgłoszone anonimowo.
Osobami wyznaczonymi i upoważnionymi do obsługi zgłoszeń zewnętrznych są pracownicy Urzędu Gminy Widawa Pani Aneta Brocka i Pani Jolanta Szuleta.
- Warunki objęcia Sygnalisty ochroną:
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
Art. 56 ustawy stanowi: „Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Art. 57 ustawy stanowi: „Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia nie doszło podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.
- Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:
- Po dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych dokona wstępnej analizy zgłoszenia zewnętrznego.
- Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, podjęte zostaną dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa.
- Upoważniony pracownik urzędu potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia chyba, że sygnalista wystąpił z odmiennym wnioskiem albo urząd ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagrażałoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
- W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:
- jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
- innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
- W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, zostaną one niezwłocznie przekazane, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
- Działania następcze mogą nie zostać podjęte w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
- Podjęte działania następcze są realizowane z zachowaniem należytej staranności.
- Z podjętych działań sporządza się protokół, który jest przekazywany do zapoznania się, w zależności od adresata zgłoszenia, Wójtowi Gminy Widawa lub Przewodniczącemu Rady Gminy Widawa.
- Sygnalista zostanie poinformowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
- Informacja zwrotna dla sygnalisty
Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
- Zasady poufności
Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Ochrona poufności, o której mowa w pkt 2 powyżej, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
- Zasady przetwarzania danych osobowych
Obowiązek informacyjny
Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(Dz. U. UE. L. z 2016r. Nr 119, s.1 ze zm.) - dalej: „RODO” informuję, że:
- Administratorem danych osobowych jest Gmina Widawa, adres: Rynek Kościuszki 10, 98-170 Widawa, Telefon: 43 672 10 34 email: poczta@widawa.pl.
- W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych można kontaktować się, z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych, drogą elektroniczną pod adresem e-mail: inspektor@cbi24.pl bądź pisemnie, kierując korespondencję tradycyjną na adres Administratora podany w pkt.1.
- Dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia o naruszeniu prawa
i podjęcia działań następczych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO – w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928 ). - Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania, dane osobowe zostaną usunięte.
- Osoba, której dane dotyczą, posiada prawo żądania od Administratora dostępu do dotyczących tej osoby danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa ochrony danych osobowych.
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.
- Osoba, której dane dotyczą, posiada prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli sądzi, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym - osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania. Konsekwencją odmowy podania wymaganych danych może być brak możliwości przyjęcia zgłoszenia
o naruszeniu prawa.
Obowiązek informacyjny
Na podstawie art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016r. Nr 119, s.1 ze zm.) - dalej: „RODO” informuję, że:
- Administratorem danych osobowych osób ujętych w zgłoszeniu sygnalisty jest Gmina Widawa zwany dalej określeniem „Administrator” adres: Rynek Kościuszki 10, Telefon: 43 672 10 34 email: poczta@widawa.pl.
- W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych można kontaktować się, z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych, drogą elektroniczną pod adresem e-mail: inspektor@cbi24.pl bądź pisemnie, kierując korespondencję tradycyjną na adres Administratora podany w ust.1.
- Dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia o naruszeniu prawa
i podjęcia działań następczych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO – w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928 ). - Przetwarzaniu podlegają następujące kategorie danych osobowych: kategorie danych zwykłych (imię i nazwisko oraz inne dane wskazane przez sygnalistę); kategorie danych podlegających szczególnej ochronie; kategorie danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.
- Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami albo zgodnie z decyzją organu publicznego po przekazaniu mu zgłoszenia w trybie art. 8 ust. 8 Ustawy.
- Osoba, której dane dotyczą, posiada prawo żądania od Administratora dostępu do dotyczących tej osoby danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa ochrony danych osobowych.
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.
- Osoba, której dane dotyczą, posiada prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli sądzi, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
- Na podstawie art. 8 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO (obowiązku przekazania informacji o źródle pochodzenia danych osobowych) nie stosuje się chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości .
- Charakter działań następczych
Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
- Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej
W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Zakaz działań odwetowych dotyczy również :
a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady prawnej w organie. W tym celu należy skontaktować się z upoważnionym pracownikiem organu pod numerem telefonu 043 672 10 34.
- Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Przy czym warunkiem koniecznym jest dobra wiara sygnalisty.
- Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:
- Infolinia: 800 676 676,
- e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
- Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
Zarządzenie nr 178/2024 w sprawie ustalenia procedury zgłoszeń zewnętrznych do Wójta Gminy Widawa
email: mgrecki@widawa.pl tel.:506 668 673 , w dniu: 25‑12‑2024 12:13:17
email: mgrecki@widawa.pl tel.:506 668 673 , w dniu: 25‑12‑2024 12:13:17
Lp. | Rodzaj zmiany | Data aktualizacji | Wytworzono przez | Wprowadzono przez | Akcje |
---|